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2.1. ¿Cómo planear la política en la entidad?

2.1.1. Lineamientos de Planeación Estratégica

La política de Gobierno Digital se constituye en el eje fundamental para lograr la transformación digital del Estado, en tanto proporciona los estándares tecnológicos para optimizar la gestión de las entidades públicas, y brinda lineamientos para impactar positivamente la calidad de vida de los ciudadanos a través de las TIC.

En este sentido, las entidades públicas deben aplicar los siguientes lineamientos de planeación estratégica que permitirán implementar la política de Gobierno Digital, como instrumento para gestionar la transformación digital de la administración pública a nivel nacional y territorial.

Entidades públicas de nivel nacional:

Con el fin de resolver los grandes retos y problemáticas del sector público y generar valor público en la interacción digital entre ciudadano y Estado, mejorando la provisión de los servicios digitales; las entidades públicas deberán formular un plan de transformación digital con horizonte a cinco años, incluyendo el uso de tecnologías emergentes y disruptivas.

Entidades públicas de nivel territorial:

Con el fin de generar capacidades institucionales en la administración pública territorial y asumir la transformación digital a futuro, las entidades territoriales (gobernaciones y alcaldías) deberán vincularse a los proyectos estratégicos de transformación digital siguiendo los lineamientos establecidos por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC, e implementar el Modelo de Ciudades y Territorios Inteligentes para impulsar proyectos con enfoque de transformación digital para sus ciudades y territorios, a través de las herramientas e instrumentos que el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones defina para la formulación y cofinanciación de los mismos.

2.1.2. Articulación de la política

Con el objetivo de alinear la política de Gobierno Digital con la misión, las políticas de gestión y desempeño institucional y los procesos y servicios de la entidad; se deben desarrollar las siguientes actividades para determinar los proyectos estratégicos y el estado de implementación de los habilitadores de la política de Gobierno Digital:

Alinear Gobierno Digital con la planeación estratégica de la entidad: Identifique en el plan de acción, plan estratégico o plan de desarrollo municipal o departamental, los proyectos o iniciativas que incorporan el uso de TIC y son fundamentales para impulsar la transformación digital de la entidad. Elabore un listado para priorizarlos en términos de tiempos, recursos y costos.

No se limite a proyectos o iniciativas que hablen explícitamente de Gobierno Digital, sino en general, a todos aquellos que involucran el uso de las TIC para transformar la gestión de la entidad o la prestación de servicios al ciudadano. En este sentido, priorice proyectos o iniciativas en materia de salud, educación, empleo, transporte, cultura, medio ambiente, fortalecimiento organizacional, teletrabajo, proyectos orientados al logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, proyectos de innovación con uso de TIC, proyectos de ciudades inteligentes, implementación del mapa de ruta de Gobierno Digital o la solución a retos y problemáticas públicas.

Revisar el estado de implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional: Revise la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional en la entidad e identifique cómo el uso de las TIC puede impulsar su desarrollo. Las políticas que usualmente están más relacionadas con Gobierno Digital son: planeación Institucional, talento humano, Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, Servicio al ciudadano, Participación ciudadana en la gestión pública, Racionalización de trámites, Gestión documental, Seguridad Digital y Gestión del conocimiento y la innovación.

Como resultado de esta revisión, genere un listado de proyectos o iniciativas que hacen uso de TIC para apoyar el desarrollo de una o varias de estas políticas. Consulte el detalle de todas las políticas de gestión y desempeño institucional en el Manual Operativo del MIPG (DAFP, 2018).

Priorizar Iniciativas: A partir de los proyectos, iniciativas y acciones identificados, establezca su ejecución de acuerdo con los lineamientos de planeación estratégica mencionados anteriormente y determine cómo cada uno de estos proyectos o iniciativas, apuntan a los propósitos de la política de Gobierno Digital. Tenga en cuenta que un mismo proyecto o iniciativa, puede apuntar al cumplimiento de uno o más propósitos de la política, por tanto, establezca las siguientes relaciones:

  • Proyectos o iniciativas que buscan brindar servicios ágiles, sencillos y útiles para usuarios y grupos de interés a través de las TIC, apuntan al logro del primer propósito de la política “Habilitar y mejorar la provisión de Servicios Digitales de confianza y calidad”
  • Proyectos o iniciativas que buscan alcanzar las metas y objetivos de la entidad a través de mejoras en procesos y procedimientos que usan las TIC, implementación o mejoras a sistemas de información, servicios tecnológicos o fortalecimiento del talento humano para el aprovechamiento de las TIC; contribuyen al logro del segundo propósito “Lograr procesos internos seguros y eficientes a través del fortalecimiento de las capacidades de gestión de tecnologías de información”.
  • Proyectos o iniciativas que impulsan el desarrollo de servicios, políticas, normas, planes, programas, proyectos o asuntos de interés público, a través del uso de datos que cuentan con estándares de calidad y seguridad; contribuyen al logro del tercer propósito “Tomar decisiones basadas en datos a partir del aumento en el uso y aprovechamiento de la información”.
  • Proyectos o iniciativas que buscan involucrar a ciudadanos, usuarios y grupos de interés de la entidad en el diseño y ejecución de servicios, políticas, normas y en la solución de necesidades o problemáticas públicas, a través de las TIC, contribuyen al logro del cuarto propósito “Empoderar a los ciudadanos a través de la consolidación de un Estado Abierto”.
  • Proyectos o iniciativas de tipo social, ambiental, político o económico, que buscan impulsar el desarrollo sostenible o mejorar la calidad de vida de ciudadanos, usuarios o grupos de interés, haciendo uso de las TIC, contribuyen al logro del quinto propósito “Impulsar el desarrollo de territorios y ciudades inteligentes para la solución de retos y problemáticas sociales a través del aprovechamiento de las TIC”.

 2.1.3. Planeación de los habilitadores de la política

El proceso de transformación digital de las entidades públicas se encuentra estrechamente ligado al fortalecimiento de la seguridad y la privacidad de la información, a la identificación, valoración y gestión de los riesgos de seguridad digital, al desarrollo de la arquitectura T.I. en articulación con la arquitectura institucional y a la prestación de servicios digitales basados en el Modelo de Servicios Ciudadanos Digitales.

A partir de ello, es necesario que la entidad determine el estado de implementación de estos elementos y establezca un plan para iniciar o continuar con su desarrollo. Para ello, desarrolle las siguientes acciones:

Revisar el estado de implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información -MSPI: Identifique el estado de avance del MSPI. Para ello, aplique el formato de autodiagnóstico disponible en el sitio web del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG (DAFP, 2018)4, así como el instrumento de evaluación del MSPI (MinTIC, s.f.)5

La implementación del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información - MSPI, está determinado por las necesidades objetivas, los requisitos de seguridad, procesos, el tamaño y la estructura de la entidad, con el objetivo de preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad de los activos de información, garantizando su buen uso y la privacidad de los datos.

En el plan de seguridad se establecen los detalles de cómo se realiza la implementación de la seguridad de la información en cada uno de los procesos de la entidad, estipulando directrices, tiempo y responsables para lograr un adecuado proceso de gestión, administración y evaluación. Consulte la Guía para la Elaboración del Plan de Seguridad en el Sitio web del Modelo6.

Revisar el estado de implementación del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial: Identifique el estado de avance del Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial en su entidad. Para ello, aplique el formato de autodiagnóstico disponible en el sitio web del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG7.

De acuerdo al Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial, el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (en adelante PETI), es la herramienta que se utiliza para expresar la Estrategia de TI. El PETI hace parte integral de la estrategia de la entidad y es el resultado de un adecuado ejercicio de planeación estratégica de TI. Cada vez que una entidad pública hace un ejercicio o proyecto de Arquitectura Empresarial, su resultado debe ser integrado al Plan estratégico Institucional en el capítulo o sección del PETI.

Para conocer en detalle cómo se formula el PETI, consulte la guía técnica sobre “Cómo estructurar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI” (MinTIC, 2018).

Revisar las condiciones de la entidad para la implementación de Servicios Ciudadanos Digitales (título 17, parte 2, libro 2 del DUR-TIC): Identifique la situación de la entidad frente a la implementación del Decreto 1413 de 2017 sobre servicios ciudadanos digitales y priorice o establezca un plan de acción para la implementación de este decreto. Tenga en cuenta la gradualidad de la implementación establecida en el artículo 2.2.17.8.1 del DUR-TIC, así como los lineamientos definidos en el anexo No. 4 del presente manual.

El Decreto 612 del 4 de abril de 2018, fija directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al plan de acción de la entidad, por ello, tanto el PETI como el plan de seguridad deben ser integrados en el plan de acción, el cual debe ser publicado en el sitio web oficial de la entidad.

 2.1.4. Simplificación de la Interacción Digital entre los Ciudadanos y el Estado

Como parte de la estrategia para avanzar en la transformación digital del Estado, se expidió la Directiva No. 02 de abril de 2019 mediante la que se crea el Portal Único del Estado Colombiano, como “único punto de acceso digital del ciudadano con los trámites, servicios, información pública, ejercicios de participación, colaboración y control social, que ofrecen las entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional”

En desarrollo de esta directiva, el Ministerio TIC “habilitará el Portal Único del Estado Colombiano y definirá sus funcionalidades para que éste se convierta en el punto único de encuentro para ciudadanos y Estado”.

Por su parte, las entidades públicas del orden nacional deberán implementar además de los lineamientos definidos por el Ministerio TIC, las acciones señaladas en la mencionada Directiva.

Consulte la Directiva No. 02 de 2019 en el sitio web de la Presidencia de la República.

 Planes de Integración al Portal Único del Estado Colombiano

 Las entidades públicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional deberán elaborar un plan de integración de sus portales institucionales y demás servicios web de información o transacción, así como de los trámites y servicios, ejercicios y plataformas de participación disponibles en línea; al Portal Único del Estado Colombiano.

Este plan debe estar articulado con los instrumentos de planeación estratégica y planeación de los elementos habilitadores de la política, descritos en este capítulo y que se mencionan a continuación:

  • Plan de Transformación Digital con horizonte a cinco años (entidades nivel nacional)
  • Plan de Seguridad de la Información
  • Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones - PETI

El plan de integración al Portal Único del Estado debe contener avances mensuales y finalización a diciembre de 2019, para las entidades públicas cabeza de sector y finalización a junio de 2020, para las demás entidades públicas de la rama ejecutiva del orden nacional.

Este plan deberá ser enviado a la Dirección de Gobierno Digital a través del Portal Único del Estado Colombiano en la sección creada para tal fin, en los cuarenta (40) días hábiles siguientes a la expedición de los estándares, lineamientos y mecanismos de validación para la integración al Portal único del Estado Colombiano.

Dichos estándares, lineamientos y mecanismos de validación se encuentran incorporados en el anexo No. 7 del presente documento.

 

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